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Kay Markus Haaf
Zur Heide 23
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Muster und Handlungsanleitungen zur DSGVO

1. Einwilligung zur Datenverarbeitung

Bevor Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, holen Sie stets eine Einwilligung der betroffenen Person ein. Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Ein Beispieltext könnte so aussehen:

„Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, etc.) zum Zweck der [genauer Zweck] verarbeitet werden. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit widerrufen kann.“

2. Datenschutzerklärung auf der Webseite

Ihre Webseite muss eine Datenschutzerklärung enthalten, die verständlich erklärt, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und wie sie verarbeitet werden. Diese Erklärung sollte auch Informationen zur Kontaktaufnahme und den Rechten der Nutzer enthalten.

3. Verfahrensverzeichnis

Führen Sie ein Verfahrensverzeichnis, in dem Sie alle Prozesse der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen dokumentieren. Dieses Verzeichnis muss enthalten:

• Zweck der Verarbeitung

• Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten

• Kategorien von Empfängern der Daten

• Fristen für die Löschung der Daten

• Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten

4. Auftragsverarbeitung

Wenn Sie externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen, schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Dieser muss sicherstellen, dass der Dienstleister die Daten nur gemäß Ihren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

5. Datenschutz-Folgenabschätzung

Führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringt. Dabei analysieren und dokumentieren Sie die Risiken und ergreifen Maßnahmen zur Risikominimierung.

6. Schulung und Sensibilisierung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Datenschutz geschult und für die Wichtigkeit des Schutzes personenbezogener Daten sensibilisiert werden. Dies hilft, Datenschutzverletzungen zu vermeiden und das Bewusstsein für Datenschutz im Unternehmen zu stärken.

7. Meldung von Datenschutzverstößen

Sollte es trotz aller Maßnahmen zu einem Datenschutzverstoß kommen, melden Sie diesen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden, an die zuständige Datenschutzbehörde. Informieren Sie auch die betroffenen Personen, wenn der Verstoß ein hohes Risiko für deren Rechte und Freiheiten darstellt.